Vuorovaikutuksen voima etä- ja hybridityössä

Etä- ja hybridityön etuina pidetään muun muassa joustavuutta, työrauhaa ja tehokkuutta. Samaan aikaan koetaan haasteita esimerkiksi yhteistyön ja kommunikaation toimivuudessa sekä yhteisöllisyydessä. Kun käytäväkohtaamiset, lounaskeskustelut ja ystävälliset eleet toimistolla jäävät vähemmälle, tietoisemman vuorovaikutuksen merkitys korostuu. Vuorovaikutus on aina vähintään kahden kauppa. Onneksi jokaisella meistä on mahdollisuus olla aloitteellinen ja lisätä omalla vuorovaikutuksella hyvää sekä omaan että muiden etä- ja hybridityöhön.

Yhdessä ja tasapuolisesti

Kun yhteinen työ ei ole fyysisesti samalla pöydällä, tulee selkeistä ja sopivasti palastelluista tavoitteista erityisen tärkeitä. Yhteinen ymmärrys siitä, mihin työllä pyritään, miltä onnistuminen näyttää ja miten edistymistä seurataan, vaatii keskustelua. Vaikka maali olisi kirkas projektipäällikölle tai tiiminvetäjälle, on pelkän viestimisen sijaan hyödyllistä käsitellä kysymyksiä porukalla. Kuten esimerkiksi mitä tavoittelemme, mikä tekee tavoitteesta tärkeän, miten kukin tiiminjäsen näkee oman työpanoksensa yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi jne.

Tasapuolinen osallistumismahdollisuus vuorovaikutukseen vaatii suunnittelua ja sopimista. Keskustellaanko kirjoittaen vai puhuen, millä alustalla tai missä tilassa ja millaisella aikataululla. Esimerkiksi hybridikokouksissa ja -työpajoissa laadukas äänentoisto, kattavat kuvakulmat, huolellinen suunnittelu ja taitava fasilitointi luovat tasapuolisen osallistumisen edellytyksiä, kun mukana on samanaikaisesti sekä etä- että läsnäosallistujia. Monesti simppelimpi toteutus, jossa kaikki tapahtuu yhteisessä virtuaalikokoustilassa – riippumatta siitä, onko osa osallistujista fyysisestikin samassa huoneessa – toimii mainiosti.

Kun tavataan, on tasapuolisuuden kannalta oleellista, että jokainen osallistuu kasvoillaan, reaktioillaan ja kommenteillaan yhteisessä ympäristössä, ja asioiden työstö tapahtuu paikassa, johon kaikilla on yhtäläinen pääsy.

Ihmisenä ihmiselle

Yhteenkuuluvuuden kokemus vaikuttaa työhön sitoutumisen lisäksi merkittävästi myös hyvinvointiin. Yhteisesti jaettujen tavoitteiden, arvojen, tapahtumien ja tiimipäivien lisäksi toisten huomioiminen arjessa on tärkeää. Tervehtiminen, kiittäminen, kannustaminen tai kuulumisten kysyminen on pieni ja samalla merkityksellinen teko, jolla osoitat arvostusta ja vaalit yhteisöllisyyden ilmapiiriä. Etäpalavereissakin yhteyttä voi punoa ja yhteistyöhön virittäytyä lyhyellä rupattelulla.

Vapaamuotoisemmalle yhteydenpidolle on hyvä varata myös omia kanavia ja tapaamisia. Yhteenkuuluvuuden kokemus tiimissä jää ohueksi, jos et itse kohtaa muita tai tunne tulevasi kohdatuksi työroolin lisäksi ihmisenä ihmiselle.

Kun tiimissä tullaan tutuiksi ja aletaan luottaa toinen toiseen, uskalletaan esittää ideoita, kysymyksiä ja huolenaiheita ilman pelkoa joutua nolatuksi tai rangaistuksi. Psykologinen turvallisuus onkin tunnistettu keskeiseksi menestyviä tiimejä yhdistäväksi tekijäksi. Yksi keino edistää psykologisesti turvallista ilmapiiriä tiimissä on toimia esimerkkinä ja jakaa jotain omasta epävarmuudesta toisille. Ja toisaalta kuunnella ja osoittaa hyväksyvää läsnäoloa, kun tiimikaveri tekee saman.

Kuuntelu kuninkuuslajina

Pidän vuorovaikutuksen kuninkuuslajina kuuntelua. Kreikkalaisen filosofi Zenon Kitionilaisen ajatus "Meillä on kaksi korvaa ja yksi suu, joten meidän tulisi kuunnella enemmän kuin puhua" tuntuu ajankohtaiselta edelleen, vaikka vuorovaikutus onkin vuosituhansien saatossa siirtynyt toreilta toimistojen kautta Teamsiin. Vielä määrääkin kiinnostavampaa on kuitenkin kuuntelun laatu.

Kuuntelun laadusta on laadittu erilaisia tasokuvauksia. Voidaan esimerkiksi ajatella jäävuoren huippuna puheen sisältöä ja faktoja, joita on yleensä helpointa kuunnella. Pinnan alla, syvemmillä tasoilla, harjaantunut kuuntelija erottaa myös esimerkiksi puhujan uskomuksia, tunteita tai osaamistason. Myös äänensävy tai se, että toinen puhuu enemmän kuin tavallista tai pysyttelee hiljaisempana kuin normaalisti, saattaa viestiä tarpeesta kysyä toisen työtilanteesta tai fiiliksistä tarkemmin. Lisätään siis omalla vuorovaikutuksella hyvää yhteiseen työpäivään kuunnellen, kysyen, kertoen, keskustellen, kannustaen ja kiittäen – etänä ja läsnä.

Tämä kirjoitus julkaistiin alunperin Kollega.fi-verkkolehdessä 27.9.2023. 

Otathan yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä teidän tarpeisiinne vastaava etä- ja hybridityön tai -johtamisen valmennus.