Neljä askelta kaaoksen stoppaamiseen

Asiakkaiden ja ystävien puheissa tietotyöläisen arkea kuvaavat usein sanat kaaos, kiire, viestitulva, päällekkäiset palaverit ja jatkuva muutos. Ja tuttuja ne ovat itsellenikin. Välillä on kivakin tuntea olonsa kiireiseksi. Valitettavan usein kuvioon alkaa kuitenkin pikkuhiljaa hiipiä mukaan väsymistä, turhautumista, kyynisyyttä, ärtymystä tai ajatuksia siitä, että työaika kuluu ihan vääriin asioihin. 

Jos kaoottiselta tuntuvaa tilannetta ei jaksa tai ehdi pysähtyä miettimään, sama pyöritys voi jatkua vuosia. Kuormittavalta tai sekavalta tuntuvan kaaoksen kesyttämiseen suosittelen kokeilemaan STOPpaamista.

Buukkaa aika ajattelulle

Muutos edellyttää yleensä tiedostamista, tavoiteasetantaa ja toimintaa. Ihan ensin on kuitenkin irrottauduttava kiireen keskeltä ylipäänsä ajattelemaan. Siihen voi käyttää STOP-menetelmää seuraavasti:

• S kehottaa seisahtumaan hetkeksi. Varaa aika kalenterista, sulje viestikanavat ja ota muistiinpanovälineet ulottuvillesi.
• T kannustaa tiedostamaan tilanteen sekä tunnistamaan tavoitteen ja tarvittavan muutoksen. Hyödynnä pohdinnassa apuna esimerkiksi seuraavia valmentavia kysymyksiä:
  • Millainen tilanne on nykyisin? Kohottaudu katsomaan myös laajempaa kokonaisuutta ikään kuin lintuperspektiivistä. Miltä tilanne näyttää ylhäältä katsottuna? Mikä on tärkeää?
  • Mihin haluan muutosta? Mitä tavoittelen? Minkä takia se on tärkeää? Mikä on oleellisin ero nykyisen ja tavoitellun välillä?
  • Mitä voin tehdä päästäkseni kohti tavoiteltua? Keitä muita muutokseen liittyy? Kuka voi auttaa?
• O muistuttaa ottamaan muut mukaan keskusteluun mahdollisimman varhain. Vaikka aloittaisit pohdinnan itseksesi, muutos saattaa liittyä tai vaikuttaa esimerkiksi tiimiisi, esihenkilöösi, kollegoihisi tai asiakkaisiisi. Tilanteen, tavoitteen ja keinojen kirkastamista kannattaakin jatkaa yhdessä. Keskustelu jalostaa ajatuksia ja sitouttaa - ja vaatii lisää kalenteriaikaa. Pienikin muutos voi kuitenkin tuoda moninkertaisen hyödyn mielekkyyden, hyvinvoinnin ja tehokkuuden lisääntymisen myötä. Palauta tarvittaessa mieleesi, miksi muutos on tärkeä.
• P kannustaa priorisoimaan ja palastelemaan (porukalla) konkreettiset teot tavoitteen saavuttamiseksi. Ja pistämään toimeksi sekä palaamaan asian ääreen uudestaan. Säännöllinen reflektointi, suunnan tarkistaminen ja seuraavien askelten suunnittelu tukevat muutoksen onnistumista.

Hoin itse vuosia kiiremantraa, eivätkä työt olisi tekemällä loppuneetkaan. Uutteruudesta huolimatta muistan usein ajatelleeni, etten keskity oikeasti tärkeimpiin asioihin. Onneksi tiimistäni löytyi taitavia stoppaajia, jotka vaativat pysähtymistä tavoitteen kirkastamisen äärelle ja nousemista yläpilviin kiikaroimaan kokonaisuuksia. Ydinkysymykseksi kiteytyi usein: Mikä on se muutos, joka halutaan saada aikaan?

Kirjoita ja keskustele

Kirjoittaminen on oiva keino ajattelun tueksi. Mikäli pohdit itseksesi - kenties yllä esitettyjä valmentavia kysymyksiä käyttäen - suosittelen lämpimästi muistiinpanojen tekemistä.

Myös keskustelu tarjoaa mahdollisuuden seisahtumiseen ja asioiden käsittelyyn. Coachina saan usein kuulla tapaamisen päätteeksi, kuinka selkeyttävältä ja oivalluttavalta hetken keskittyminen valitun aiheen äärellä tuntuu. Verrattain lyhyessäkin ajassa ajatukset jäsentyvät ja uusia syntyy. Puhuminen toiselle, joka kuuntelee ja tukee pohdinnassa, toimii kaikessa yksinkertaisuudessaan. Yhtä lailla hyvään keskusteluun voi pysähtyä vaikkapa kollegan, esihenkilön tai tiimin kanssa.

Maltetaan siis aika ajoin stopata se kiireellisten "oikeiden töiden" suossa tarpominen hetkeksi, kiikaroidaan määränpää taas näkyville, vuollaan pätkä pitkospuita ja asetellaan ne paikalleen matkaa helpottamaan.

Tämä kirjoitus julkaistiin alunperin Kollega-verkkolehdessä 23.11.2022.