Kolme näkökulmaa palautteenantoon

Miksi kannattaa kannustaa? Miten voit antaa korjaavaa palautetta rakentavasti? Mikä auttaa erilaisuuden huomioimisessa? Palaute on osa avointa vuorovaikutusta niin työn muutoksista ja toimintatavoista kuin onnistumisista ja epäonnistumisista. Haluamme tulla huomatuiksi ja kuulla onnistumisistamme ja kehittymismahdollisuuksistamme. Henkilöstökyselyjen "saan riittävästi palautetta" -arvosanassa onkin usein petrattavaa.

Palautteen tavoitteena on tukea kehittymistä. Sen avulla voidaan esimerkiksi vahvistaa toteutunutta toimintatapaa ja suuntaa tai pyrkiä suorituksen tai toiminnan parantamiseen. Vaikka usein puhutaankin positiivisesta ja negatiivisesta palautteesta, liittyy myönteisyys tai kielteisyys ennemmin palautetilanteeseen kuin itse asiaan. Onnistunut palautetilanne rakentuu hyvästä vuorovaikutuksesta sekä arvostuksen, luottamuksen ja oikeudenmukaisuuden kokemuksista.

Anna kannustavaa palautetta korjaavaa enemmän

Kaipaamme keskimäärin viisi kertaa enemmän kannustavaa palautetta verrattuna korjaavaan palautteeseen. Alun perin suhdelukuun 5:1 on päädytty 1970-luvulla tutkimuksessa, joka käsitteli onnellisten avioparien keskinäistä vuorovaikutusta ja palautteenantoa. Sittemmin aihetta on tutkittu myös työpaikoilla, ja vaikka lukemat vaihtelevat, oleellista tuloksellisuuden ja ihmisten välisten suhteiden kannalta on kannustuksen moninkertainen määrä. Kannustava ilmapiiri vahvistaa työn imua ja lisää myönteisiä tunteita, jolloin myös ajattelu laajenee, itsetunto vahvistuu ja voimme paremmin töissä.

Palautteenannon paljon käytetty ja parjattukin hampurilaismalli muistuttaa vahvistavan palautteen tärkeydestä ja korjaavan palautteen hyväksymisestä helpommin myönteisten huomioiden yhteydessä. Muuten hampurilaispalaute, jossa kerrotaan ensin jotain positiivista, sitten kehittämistä vaativa asia – niin sanottu pihvi – ja lopuksi kommentoidaan positiivisesti, saattaa heikentää palautteen selkeyttä ja tukea palautteenantajan mukavaa oloa enemmän kuin palautteensaajan kehittymistä. Hampurilaisbaarin sijaan suosittelenkin hakemaan eväitä palautteenantoon ratkaisukeskeisyydestä.

Lähesty ratkaisukeskeisesti

Päivi Kupias, Raija Peltola ja Paula Saloranta kuvaavat Onnistu palautteessa -kirjassaan ratkaisukeskeisen lähestymistavan palautteenantoon. Mallin ensimmäisessä vaiheessa tehdään tilannearvio ja määritellään ongelma. Toisessa vaiheessa etsitään ratkaisua ja sovitaan toimenpiteistä: hahmotellaan tavoitetilanne, ideoidaan ratkaisua yhdessä ja määritellään konkreettinen toiminta osatavoitteineen. Lopuksi sovitaan kehittymisen seurannasta, esimerkiksi tarkistuspisteistä osatavoitteiden mukaisesti. Seurantavaiheessa kannustaminen ja pientenkin edistysaskelten sanoittaminen on tärkeää.

Valmentava johtamis- tai vuorovaikutusosaaminen tukee ratkaisukeskeisessä palautteenannossa onnistumista. Sen sijaan, että yksi osapuoli antaa palautteen ja toinen ottaa sen vastaan, aiheesta käydään rakentavaa keskustelua. Esimerkiksi alkuun palautteenantaja kertoo konkreettisista havainnoistaan, minkä jälkeen hän kysyy ja on kiinnostunut kuuntelemaan, mitä havaintoihin liittyy. Myös tavoitetilannetta, ratkaisuja ja toimenpiteitä määritellään yhdessä keskustellen. Mitä enemmän palautteensaaja oivaltaa ja ideoi itse, sitä sopivampia ja motivoivampia ratkaisut ja toimenpiteet ovat. Myönteistä kokemusta ja keskinäistä yhteyttä voi vahvistaa myös esimerkiksi kysymyksellä "Miten voin auttaa sinua onnistumaan?".

Tule tutuksi

Olemme osaamisiltamme, persooniltamme ja elämäntilanteidemme osalta erilaisia. Yhdellä on kuukauden, toisella vuosikymmenen kokemus työelämästä. Kolmas kaipaa kannustusta ja vahvistavaa palautetta keskimääräistä enemmän, kun taas neljäs nauttii haastamisesta. Viidennelle on tärkeää ymmärtää riittävän hyvä, jottei uuvuta itseään ruuhkavuosien ristipaineissa. Ja kuudes saattaa pelätä kritiikkiä ja kaivata vakuutteluja siitä, että virheitä saa tehdä. Tutuksi tuleminen ja luottamuksellinen keskusteluyhteys tukevat erilaisuuden huomiointia myös palautetilanteissa.

Milloin olet itse saanut onnistuneesti korjaavaa palautetta? Mitä silloin tapahtui? Mitä tunsit? Mikä teki tilanteesta onnistuneen? Mitkä kolme neuvoa antaisit palautteenantajille kokemuksesi perusteella? Voit hyödyntää näitä kysymyksiä myös tiimin kanssa ja saada uusia oivalluksia palautteenantamisessa kehittymisen tueksi.

Tämä kirjoitus julkaistiin alunperin Kollega-verkkolehdessä 26.4.2023.